CFO Russia: Опыт ВТБ Лизинг в организации массового выпуска и регистрации машиночитаемой доверенности

Наталья Калашникова, ВТБ Лизинг: «Мы создали собственный механизм для выпуска и подписания МЧД»

Руководитель проектов ЭДО ВТБ Лизинга и спикер Двадцать первого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот» Наталья Калашникова поделилась с CFO Russia опытом организации массового выпуска и регистрации машиночитаемой доверенности в компании.

Как давно «ВТБ Лизинг» начал работу с МЧД во внешнем ЭДО? Как вы поняли необходимость данного решения?

- В компании в год в среднем выпускается около 1500 доверенностей, минимум 500 из которых использовалось сотрудниками для подтверждения полномочий при подписании документов в ЭДО. Вступившие в 2022 году изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи» предполагали полный переход с бумажных на машиночитаемые доверенности при использовании сертификата физического лица. Мы понимали, что пустить данный процесс на самотек нельзя, и летом 2021 года приступили к разработке собственного решения. У нас уже был автоматизированный процесс выдачи доверенностей, очень хотелось как минимум его сохранить и оставить сотрудников работать в уже привычных информационных системах, обеспечив безопасность и простоту работы.

Как проходила организация массового выпуска и регистрации МЧД? Что оказалось самым сложным?

- Мы решили создать собственный механизм для выпуска и подписания МЧД, а не использовать готовые решения. Специальная команда на базе «1С:Документооборот» реализовала функционал, который позволяет создавать и согласовывать заявки на выпуск МЧД, производить массовое подписание МЧД генеральным директором в один клик, а потом отправлять подписанные доверенности на регистрацию в ФНС.

Сложным моментом для нас стало тестирование системы: выпуск специализированного тестового сертификата генерального директора и организация взаимодействия с нашим интеграционным шлюзом, через который проходит регистрация выпущенных МЧД в ФНС. Команда справилась, и сейчас сервис успешно функционирует.

Расскажите, пожалуйста, о дальнейших планах компании в работе с МЧД.

- Наши дальнейшие планы связаны в основном с развитием функционала по работе с входящими МЧД, а именно с упрощением процесса по проверке МЧД от контрагента: выводом информации и ссылки на зарегистрированную МЧД в рабочую информационную систему. Также планируем настроить автоматическое сохранение МЧД в электронный архив и рассматриваем возможность реализации единого сервиса верификации МЧД, где будет осуществляться автоматическая и ручная верификация для последующего использования данной доверенности при повторном ее получении от контрагента.

Источник: CFO Russia